Tools und Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement

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Ein gutes Zeitmanagement ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg deines Projektes

Projekte benötigen für einen erfolgreichen Abschluss ein gutes Zeitmanagement. Oftmals gibt es eine Deadline, die zwingend eingehalten werden muss. Auch wenn für den Abschluss des Projekts ursprünglich ausreichend Zeit zur Verfügung stand, geraten viele kurz vor Abschluss in Stress. Die Ursache liegt darin, dass das Projekt nicht zügig begonnen wurde. Am Anfang wird ein Zeitplan aufgestellt, der es erlaubt, das Projekt ohne Druck und mit einem ausreichenden Puffer zu bewältigen. Wenn jedoch viel Zeit vorhanden ist, wird diese vor allem in den ersten Tagen und Wochen nicht effektiv genutzt. In der Folge kommt es dazu, dass die Zeit zunächst drängt und dann gar nicht mehr ausreicht. Um das Projekt zum Abschluss bringen zu können, wird unter Zeitdruck gearbeitet. Mit diesem Zeitdruck geht nicht nur Stress einher. Auch wenig Schlaf und mangelnde Konzentration sind eine Folge. Nicht selten kommt es vor, dass das Projekt gar nicht mehr zum Abschluss gebracht werden kann. Diese Probleme können durch einfache und gezielte Maßnahmen verhindert werden. Kleine Tipps helfen, das Projektmanagement zu optimieren.

Die Grundlagen für ein gutes Zeitmanagement

Die Planungsphase entscheidet ganz wesentlich über den Verlauf des Projekts. Der größte Fehler, der in dieser Phase gemacht wird, ist eine zu knappe Planung. Es ist wichtig, den Aufwand für das Projekt genau zu analysieren. In der Folge sollte die Anzahl der Mitarbeiter definiert werden, die an dem Projekt arbeiten. Hier muss in jedem Fall die Arbeitszeit der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Keinesfalls dürfen Überstunden oder die Arbeit an den Wochenenden und Feiertagen vorab eingeplant werden. Handelt es sich um Projekte, die kurzfristig beauftragt werden, kann Wochenend- und Feiertagsarbeit mitunter nicht ausbleiben. In diesem Fall sind die Mitarbeiter aber vorab zu informieren. Auch die abweichende Bezahlung muss geklärt werden. Die Wochenenden und die Feiertage dürfen nicht dazu dienen, die fehlende Zeit durch eine schlechte Planung wettzumachen.

Zeitmanagement von Anfang an überprüfen

Ein gutes Zeitmanagement erfordert von Beginn an eine Einhaltung und eine diesbezügliche Überprüfung. Dies gilt vor allem für Projekte, die längerfristig geplant werden. Es ist hilfreich, einen Wochenplan aufzustellen und diesen zwingend einzuhalten.  Jeder Mitarbeiter sollte die vorgesehenen Punkte abarbeiten. Nach einem Zeitraum von mehreren Tagen oder einer Woche kann das Zeitmanagement einer erneuten Prüfung unterzogen werden. Wenn abzusehen ist, dass die Fristen nicht eingehalten werden können, kann in dieser Projektphase noch eine alternative Planung aufgestellt werden. Kurz vor der Abgabefrist ist dies in der Regel nicht mehr möglich.

Störungen vermeiden und wichtige Aufgaben wie Telefonie outsourcen

Störungen sind ein wesentlicher Grund dafür, dass Projekte nicht rechtzeitig zu einem Abschluss gebracht werden können. In diesen Bereich fallen Nebentätigkeiten, die von der Arbeit an dem eigentlichen Projekt ablenken. Telefongespräche, Recherche im Internet, aber auch soziale Netzwerke oder informelle Gespräche unter den Kollegen, die von der Arbeit abweichen, können kontraproduktiv sein. Hiervon kann auch einiges ausgelagert werden. Die Telefonie beispielswiese kann zum Großteil extern erledigt werden. Anrufe annehmen und bearbeiten übernehmen Office-Service-Dienstleister (auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten). Ein bekannter Anbieter wäre hier Bueroservice24. Tatsächlich wichtige Anrufe würden diese entgegennehmen und darauf durchstellen.

Es sollte ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, in dem sich jeder Mitarbeiter auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann. Ein gewisses Maß an Selbstdisziplin ist auch notwendig. Es ist hilfreich, das private Smartphone am Arbeitsplatz nicht zu nutzen und für geschäftliche Gespräche gewisse Zeiten zu vereinbaren. Außerhalb dieser Zeiten ist der Mitarbeiter nicht erreichbar und kann sich voll und ganz dem Projekt widmen.

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